Viel haben wir bei imgriff.com darüber geschrieben, wie man eingehende E-Mails managt. Doch genau so gut können wir zur Zeitersparnis und Produktivität bereits beim Schreiben einer E-Mail beitragen – indem wir einige wichtige Regeln beachten.
Wie wichtig einige Grundregeln beim Konzipieren und Schreiben von E-Mails sind, stelle ich selbst immer wieder im Arbeitsalltag fest: Wenn ich mich zum Beispiel kurz und bündig fasse, das Wichtigste nach vorne packe und den Empfänger nicht mit unnötigen Informationen überfrachte, sind die Ergebnisse ungleich besser.
Man profitiert also durchaus auch selbst davon, wenn man von vornherein dafür Sorge trägt, dass der Adressat beim E-Mail-Lesen Zeit spart. Daher hier die wichtigsten Regeln für produktives Schreiben von E-Mails:
- Achte auf die Rechtschreibung. Wenn Du sicher gehen willst, dass Deine E-Mail auch richtig ankommt, schreibe Umlaute »ae«, »oe« usw. Merkwürdige Zeichen in einer E-Mail wirken unhöflich – auch wenn es gar nicht so gemeint ist.
- Vermeide zu viele Ausrufezeichen. Diese können einzelne Aussagen unterstützen, in der Masse setzen sie den Leser jedoch unter Druck und sind extrem störend.
- Damit Dein Empfänger gleich weiß, um was es geht: Verwende einen aussagekräftigen Betreff. Verzichte auf umständliche Einleitungen, komme gleich zum Punkt. Markiere besonders wichtige Aussagen zusätzlich fett. Aber schreibe niemals nur Großbuchstaben – das wirkt, als wolltest Du schreien.
- Das Wichtigste an den Anfang: Verschwende die Zeit Deines Lesers nicht mit unnötigem Herumgeplänkel, sondern komme möglichst schnell auf den Punkt und schreibe das Wichtigste immer am Anfang einer E-Mail. Dabei aber dennoch höflich bleiben.
- Wenn Du Deine E-Mail ein wenig auflockern willst und der Anlass informell ist: Drücke Deine Gefühle durch Smilies aus, etwa Freude oder Ironie durch :-), oder negative Gefühle durch :-(. Aber Vorsicht: Übertreibe es nicht. Ein Smilie pro E-Mail reicht.
- Vorherige E-Mails zu zitieren, kann sinnvoll sein, damit der Leser den Zusammenhang wiederfindet. Aber: Kennzeichne das Zitat deutlich und schreibe Deine eigene E-Mail immer darüber, damit der Leser das Wichtige gleich vor sich hat.
- Die Signatur sollte maximal aus vier Zeilen bestehen. Achte darauf, dass Du nicht bei jeder Antwort mit den vorangegangenen Mails auch die Signaturen verdoppelst.
- Der Versand: Auch wenn Massenmails schneller gehen: Schreibe jedem Adressaten eine persönliche E-Mail – das wirkt freundlicher und höflicher.
- Verwende nur die höchste Prioritätsstufe, wenn es wirklich wichtig ist.
Bild: Elliott Brown bei flickr.com (CC BY 2.0)
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